Seasonal Booking Workflow
Cómo ordenamos la asignación de cupos en terminal cuando la zafra aprieta y el calendario no perdona.
Qué había que resolver
La terminal trabajaba con una planilla compartida y llamados telefónicos para confirmar cada turno. Funcionaba fuera de temporada. En pico, se acumulaban reservas duplicadas, transportistas que reservaban tres ventanas por las dudas y cupos que se perdían por cancelaciones no avisadas.
El pedido fue concreto: reducir la fricción sin cambiar el sistema de gestión que ya usaban. Nada de migraciones grandes ni capacitaciones de una semana. La restricción real era el tiempo de la gente de operaciones, que no podía sumar tareas nuevas durante la zafra.
Cómo quedó armado
Definimos tres reglas: una reserva activa por patente, liberación automática del cupo a las dos horas sin confirmación, y prioridad para cargas con documentación aduanera ya oficializada. Cada regla se probó primero en una sola terminal antes de replicarla.
El tablero muestra los turnos del día agrupados por muelle, con el estado de cada uno visible sin abrir fichas. Los supervisores ven lo mismo que los transportistas, así que las llamadas para chequear disponibilidad bajaron solas.
Lo que no resolvimos: la coordinación con los buques sigue dependiendo del agente marítimo. Ese tramo queda fuera del alcance y conviene decirlo antes de que alguien espere otra cosa.
Ver también Client Onboarding Portal y el resto de proyectos.